Aufbewahrungspflicht

Unter der Aufbewahrungspflicht wird die Pflicht verstanden, Daten und Belege über bestimmte Zeiträume aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfristen sind im § 257 Absatz 4 Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz geregelt.

Allgemeines

‚Keine Buchung ohne Beleg.’ – so lautet das Hauptgebot eines jeden Buchhalters.

Der Buchungsbeleg ist die Basis für die Umsetzung der Vorgänge, die sich auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens auswirken, in das Rechenwerk.

Neben den von Ihnen selbst erstellen Belegen, wie Rechnungen an Kunden oder Lohnabrechnungen, gelangen noch auf den unterschiedlichsten Wegen Belege in Ihr Unternehmen. Beispielsweise erhalten Sie Belege von Ihren Lieferanten, von Versicherungen, von Ämtern und von Banken.

Formen der Aufbewahrung

Sie können Ihre Buchungsbelege in verschiedenen Formen aufbewahren: 

• Aufbewahrung im Original
• Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe
• Aufbewahrung mit der Möglichkeit der inhaltlichen Wiedergabe

Aufbewahrung des Originals bedeutet, dass Sie die Buchungsbelege grundsätzlich in Papierform aufbewahren.

Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe bedeutet, dass Sie die Belege beispielsweise scannen und auf einem Datenträger speichern. Es wird also ein genaues digitales Abbild des Belegs geschaffen.

Ein Buchungsbeleg, der niemals als Bild vorgelegen hat (z. B. interner elektronischer Beleg), kann mit seinem Inhalt aufbewahrt werden, d. h. es ist lediglich eine inhaltliche Wiedergabe notwendig.

Anforderungen den die Aufbewahrung

Bei Aufbewahrung im Original:

• die Belege sind vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl zu schützen
• insbesondere Feuer und Feuchtigkeit in unterschiedlichen Formen führen zu Verlust oder Beschädigung
• Tipp: Rechnungen auf Thermopapier (z. B. Tankquittungen) werden häufig unleserlich; sorgen Sie hier vor, indem Sie die Belege sofort nach dem Erhalt kopieren und somit den Inhalt somit konservieren
• Ordnungskriterien sind festzulegen („Wer“, „Wie“, „Was“, „Vernichtung“ u. a.)

Bei Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe:

• der Beleg ist im vollen Umfang so zu übertragen, dass der Urheber und der gesamte Inhalt erkennbar ist,
• grundsätzlich kann die Übertragung im Schwarz-Weiß-Format erfolgen,
• das Farbformat ist zwingend vorgeschrieben, wenn es für die Beweiskraft wichtig ist (z. B. um ein Original von einer Kopie zu unterscheiden),
• die Aufbewahrung ist auf Mikrofilm möglich (wird hier nicht weiter erläutert),
• die Aufbewahrung mittels Scannens und Indizierens
• genaue Organisationsanweisungen nach den GoBS vom 7.11.1995
• die Unveränderbarkeit der Daten muss garantiert sein (u.E. jeweils nach dem aktuellen Stand der Technik). Mit der Einführung des Signaturgesetzes (Geltung ab 22.01.2001) gibt es festgeschriebene Richtlinien für die Authentifizierung von elektronischen Daten, daher empfehlen wir grundsätzlich den Einsatz von elektronischen Signaturen in der Archivierung.